تهتم شركات ومؤسسات الأعمال بمختلف أشكالها على إيجاد وسائل اتصال ناجعة بين الإدارة والعاملين في مختلف الأنواع الموجودة فيها؛ حتى تتمكن من تقرير اداري سير العمل، ومعرفة من تحقيق الأهداف المطلوب إنجازها، ويؤكد تقرير اداري أحد وسائل الاتصال التي تهدف إلى عرض البيانات اللازمة والضرورية حتى تساهم المدراء والمسؤولين على اتخاذ قرار اداري المناسبة، وهي إلى ذلك تشكل بيانات يعتمد عليها في التخطيط الناجح، علاوة على أنها تعطي المؤسسات فرصة التنبؤ بحاجاتها المستقبلية، وإيجاد الطريق الصحيح لزيادة الكفاءة في إنجاز تقرير اداري الأعمال، تقويم الأداء عموما ومراقبته.
كيفية كتابة تقرير اداري
قبل المباشرة بكتابة التقييم الإداري يجب الحرص على الإعداد الجيد له؛ حيث يشكل الإعداد عنصرا رئيسيا من عوامل تقرير اداري عموما
فيما يلي مبادئ توجيهية وقواعد تأهل شرحا لهيكل ومراحل كتابة التقييم الإداري:
- تخصيص الأهداف والغاية الاساسية من كتابة التقرير, في البداية يتم تحديد فكرة التقييم المطلوب تحضيره، وما هو نية أو مبرر إعداده.
- الاشمال بعوامل ومواصفات التقييم, ففي بعض الأحيان تحتاج التقييمات متطلبات خاصة عند الكتابة يجب الإلمام بها، مثل حجم التقييم، وعدد الصفحات، وأشكال الخطوط المستخدمة وغيرها.
- البحث عن أنواع المعلومات والبيانات لكتابة تقرير اداري: حيث يتم البحث عن الاسباب وفقا لأهداف التقييم التي تم تحديدها، سواء أكانت تلك الاسباب عبارة عن مراجع أو بيانات من أماكن معينة أو من أشخاص.
أجزاء التقرير الإداري
يتضمن تقرير اداري على مجموعة من الأجزاء الأساسية، ويجب أن يرغب الشخص المسؤول عن إعداد تقرير اداري على توفير جميع هذه الأجزاء، وكتابتها بطريقة صحيحة ودقيقة؛ حتى تساعد في تبيين محتوى وهدف التقرير الإداري, وفيما يحصل بيانات عن هذه الأجزاء:
-
-
- المتن: هو قلب التقييم، ويحتوي على عدة أنواع كما تم عرضها في صفحة المحتويات، على أن تكون البيانات مرتبة بطريقة منطقية وواضحة، وتتضمن متن تقرير اداري بشكل عام على عرض للمعلومات والحقائق، ويجب أن يتضمن جداول ورسوم بيانية لتمثيل البيانات وتوضيحها، وهي من وسائل الإيضاح حيث يتم تشكيل البيانات من خلالها كميا، كما تتضمن المتن على تبيين وتفسير لنتائج تقرير اداري التي تم التوصل إليها.
- التوصيات: في صفحة التوصيات يتم عرض المقترحات أو الحلول التي تم التوصل إليها، حيث إن كل تقييم إداري تتم كتابته يجب أن ينتهي بتوصيات تتعلق بتنفيذ أحد الحلول أو المقترحات، وهي من أهم عوامل تقرير اداري.
- المرفقات: هي وثائق ترفق بالتقييم، لتوضيح بعض أشكال وتفاصيل التقييم، مثل الصور وقوائم الحضور وغيرها.
-
أنواع التقارير الإدارية
تتشكل أنواع تقرير اداري باختلاف الغرض من إعدادها، أو باختلاف طبيعتها، أو محتواها، ويمكن تشكيل الأنواع الآتية من تقرير اداري, في هذا القسم من التقييمات يتم تقديم المعلومات بغرض تحليلها والوصول إلى بيانات ونتائج معينة، مثل تقييمات الجدوى، وتقييم تقارير العاملين.
- التقييمات القصيرة: هي تقييمات صغيرة تتكون من صفحة أو صفحتين، ويطلق عليها في بعض الأحيان مذكرة.
- التقارير الطويلة: هي تقييمات مفصلة قد يصل عدد صفحاتها إلى أكثر من ثلاثين صفحة، وعلى الأغلب تكون بياناتها مكتوبة بشكل رسمي؛ أي تحتوي على عناصر , وأقسام التقييم.
- التقارير الرسمية: ويكون أسلوب التحدث في هذا تقرير اداري باستخدام مصطلحات وألفاظ رسمية خاصة في تخصص العمل، وتتضمن على عناصر التقييم وأجزاؤه، فهي بذلك تتضمن على العديد من التفاصيل والبيانات.
التقييمات الغير رسمية لا يتم التقيد بأسلوب المخاطبة الرسمي في تقرير اداري هذا القسم من التقييمات، بل يكون أسلوب العرض فيها بسيطا وسهلا، وهي تقرير اداري مختصرة تأخذ شكل المذكرات الداخلية، مثل التقييمات التي يتم تداولها بين العاملين في مجموعات العمل, تشكيل مسودة التقييم, عند الانتهاء من تجميع عوامل تقرير اداري التي ذكرت سابقا، يجب تدقيقها لغويا وفنيا.
